LGPD no escritório de advocacia: por onde começar

Um escritório de advocacia guarda documentos pessoais, laudos médicos, dados bancários e a história de vida dos clientes. Boa parte disso é dado pessoal sensível. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) vale para o escritório como vale para qualquer organização, e o sigilo profissional não dispensa o cuidado com a segurança.

Este artigo é informativo e não substitui a análise do caso concreto.

Por que o assunto é do escritório

O advogado costuma orientar os clientes sobre a LGPD e esquecer de olhar para dentro. Só que o escritório reúne exatamente o tipo de informação que mais causa dano quando vaza: saúde, renda, conflitos familiares, antecedentes.

Além do risco legal, há o risco de confiança. O cliente entrega ao advogado o que não conta a quase ninguém.

O papel de cada um

Em regra, o escritório decide por que e como trata os dados dos clientes, o que o coloca na posição de controlador. Os fornecedores que tratam dados em nome do escritório, como o sistema de gestão ou o serviço de armazenamento, atuam como operadores.

Na prática, isso significa que escolher bem as ferramentas faz parte da adequação: é responsabilidade do escritório saber onde os dados ficam e quem pode acessá-los.

Cinco passos para começar

1. Saiba o que você guarda

Liste os tipos de documento e onde ficam: e-mail, celular, pasta compartilhada, armário, sistema. Não precisa ser um inventário perfeito. Precisa ser honesto.

2. Reduza os lugares

Documento de cliente em conversa de aplicativo e em computador pessoal é o maior risco. Concentre em um lugar com controle de acesso e pare de espalhar cópias.

3. Dê acesso por função

Cada pessoa vê o que precisa para trabalhar. Quem prospecta clientes não precisa ver o processo inteiro; quem cuida do financeiro não precisa ler os laudos.

4. Registre quem fez o quê

Um histórico de alterações ajuda a investigar um incidente e a prestar contas. Sem registro, o escritório não consegue nem dizer o que aconteceu.

5. Defina por quanto tempo guarda

Processo encerrado não precisa ficar disponível para sempre a todos. Defina prazos de guarda e o que fazer ao fim deles, respeitando as obrigações legais de conservação.

O que dizer ao cliente

O cliente tem direito de saber quais dados o escritório tem e para quê. Na prática, três coisas resolvem a maior parte das situações:

• uma política de privacidade escrita em linguagem simples;
• um canal para pedidos (acesso, correção, exclusão);
• um responsável interno por responder dentro do prazo.

E se houver um incidente?

Mesmo com cuidado, incidentes acontecem: um celular perdido, um e-mail enviado ao destinatário errado. O que diferencia um escritório preparado é ter resposta para três perguntas:

1. Quais dados foram afetados e de quem?
2. Quem precisa ser avisado?
3. O que será feito para não se repetir?

Ter isso combinado antes economiza tempo no pior momento.

Erros comuns

• Achar que o sigilo profissional resolve tudo.
• Compartilhar uma senha entre a equipe.
• Guardar documento de cliente no celular pessoal.
• Não revogar o acesso de quem saiu do escritório.

Ferramenta ajuda, mas não substitui rotina

Um bom sistema facilita o que a lei pede: acesso por papel, histórico de alterações, documentos em armazenamento privado e a possibilidade de exportar ou anonimizar dados. O Nexum Pro foi construído com esses controles: cada pessoa vê só o que o papel dela permite, as mudanças ficam registradas e os dados podem ser exportados. Dá para testar por 14 dias, sem cartão.