Honorários: como controlar o que o escritório tem a receber

Muitos escritórios trabalham bem e recebem mal. Não por falta de cliente, mas por falta de controle: a parcela venceu e ninguém cobrou, o êxito demorou meses para virar cobrança, o contrato está em uma pasta que ninguém abre. Este artigo reúne o básico para não deixar dinheiro na mesa.

Onde o dinheiro se perde

Os vazamentos mais comuns não são grandes calotes. São pequenas falhas de rotina:

• parcelas vencidas que ninguém acompanha;
• honorários de êxito lembrados só quando o cliente pergunta;
• despesas adiantadas pelo escritório e nunca reembolsadas;
• contratos antigos com valores e condições que ninguém mais sabe de cor.

Somados ao longo de um ano, esses vazamentos costumam pesar mais do que qualquer inadimplência isolada.

Comece pelo contrato

O contrato de honorários é o documento que sustenta toda cobrança. Ele precisa dizer, sem margem para dúvida:

• o que está incluído no serviço e o que não está;
• o valor inicial e as parcelas, com datas;
• o percentual de êxito e sobre qual valor ele incide;
• quem paga custas e despesas, e como é o reembolso;
• o que acontece se o cliente desistir ou trocar de advogado.

Um contrato claro evita a discussão mais desgastante de todas, aquela que acontece no fim do processo, quando o resultado já saiu.

Tipos de honorários e o que controlar em cada um

Honorários iniciais e parcelados

O risco aqui é o atraso silencioso. Cada parcela precisa de data e de alguém responsável por conferir se entrou.

Honorários de êxito

Dependem do resultado e, por isso, são os mais esquecidos. O momento de registrar o valor devido é o encerramento do processo, quando o resultado é lançado.

Honorários de sucumbência

São devidos pela parte vencida e têm rito próprio de cobrança. Vale ter uma lista dos processos com sucumbência a executar.

Acompanhe por processo

O controle financeiro fica mais simples quando está ligado ao processo. Ao abrir o caso, registre o que foi combinado. Ao encerrar, registre o resultado e o valor devido. Assim, o resultado financeiro aparece ao lado do resultado jurídico, e ninguém depende de lembrar.

Três hábitos que resolvem

1. Cobrança com data. Parcela vencida recebe um lembrete no dia seguinte, não no mês seguinte.
2. Êxito registrado no encerramento. Encerrou o processo, lançou o resultado e o valor.
3. Fechamento mensal. Uma vez por mês, olhe o que venceu, o que entrou e o que está para vencer.

Como falar de dinheiro com o cliente

Cobrar não é falta de educação. É parte do combinado. Algumas práticas ajudam:

• avisar antes do vencimento, e não só depois;
• explicar de novo o êxito quando o processo se aproxima do fim;
• registrar por escrito todo ajuste de valor ou de prazo.

O cliente bem informado paga com menos atrito e indica mais.

Por onde começar

Não é preciso um sistema complexo para começar. É preciso que a informação esteja em um lugar só, ligada ao processo e ao cliente. Com os processos organizados e o resultado de cada caso registrado, o controle dos honorários deixa de depender da memória.

O Nexum Pro organiza os clientes, os processos e o resultado de cada um, com o histórico completo do caso. Dá para testar por 14 dias, sem cartão.