Como organizar a distribuição de processos no escritório

Em escritório pequeno, quem distribui os processos costuma ser o sócio, de cabeça. Funciona até o dia em que ele viaja, adoece ou simplesmente esquece. O resultado é conhecido: processo parado na entrada, um advogado sobrecarregado ao lado de outro ocioso, e cliente sem retorno.

Distribuir bem não exige estrutura grande. Exige três decisões tomadas uma vez e seguidas sempre.

O custo de distribuir de cabeça

Quando a distribuição depende de uma pessoa, ela vira gargalo. Enquanto ela não decide, o processo não tem dono, e processo sem dono não anda. Além disso, a escolha "de cabeça" tende a premiar quem está mais perto ou quem reclama menos, e não quem tem espaço na agenda.

O efeito aparece semanas depois, em forma de prazo apertado e cliente insatisfeito. Por isso vale tratar a distribuição como regra do escritório, e não como favor do sócio.

Três decisões que resolvem a maior parte

1. Defina as categorias de processo

Previdenciário, trabalhista, cível, família: cada escritório tem as suas. A categoria responde a uma pergunta simples: quais advogados podem receber este tipo de caso?

Com as categorias definidas, um processo trabalhista nunca cai na mesa de quem só faz previdenciário. Parece óbvio, mas é a origem de boa parte do retrabalho.

2. Escolha um critério de distribuição

O critério mais justo é a carga atual: o processo novo vai para o advogado com menos processos em andamento naquela categoria. Ele se ajusta sozinho. Quem encerra casos volta a receber; quem acumula para de receber.

Outros critérios, como rodízio simples, ignoram que os processos têm duração diferente. Com o tempo, o rodízio sobrecarrega quem pegou os casos mais longos.

3. Tenha uma fila

Se ninguém está disponível, o processo não deve ser atribuído a alguém ausente. Ele espera em uma fila visível para todos, de onde o primeiro advogado disponível assume.

A fila tem uma vantagem extra: o gestor enxerga, em um só lugar, tudo o que está sem responsável.

Férias, licenças e afastamentos

O advogado que sai de férias precisa sair da distribuição antes, e voltar depois. É o ponto em que mais processos se perdem, porque ninguém lembra de avisar.

O ideal é que o próprio advogado marque a indisponibilidade, sem depender do gestor. Enquanto ele estiver fora, os processos novos vão para os colegas ou para a fila.

O que o gestor deve acompanhar

Três números mostram se a distribuição está funcionando:

• Tempo até o processo ser assumido: da abertura até o primeiro advogado. Se cresce, falta gente ou falta regra.
• Carga por advogado: quantos processos em andamento cada um tem hoje.
• Processos parados: os que estão sem mudança há mais dias do que o escritório aceita.

Com esses três números na frente, o gestor enxerga o gargalo antes de o cliente reclamar.

Como começar esta semana

1. Liste as categorias de processo do escritório.
2. Diga quais advogados atendem cada uma.
3. Combine o critério: quem tem menos processos recebe o próximo.
4. Crie a fila para o que ficar sem responsável.
5. Uma vez por semana, olhe a carga e os parados.

No Nexum Pro, essas regras já vêm prontas: a distribuição por carga é automática, há fila para o que fica sem advogado, e o painel de métricas mostra tempo até assumir, carga e processos parados. Dá para testar por 14 dias, sem cartão.